„Zeitverschwendung“, „Pflichtveranstaltung“ oder „(fast) gar nicht produktiv“ – so werden Meetings von vielen Menschen wahrgenommen. Das ist besorgniserregend angesichts der Allgegenwart von Meetings im Arbeitsleben. Auch in der Wissenschaft gehören Meetings zum festen Bestandteil des Arbeitsalltags und die Zahl dieser Besprechungen steigt immer weiter an. Doch woran liegt es, dass die Mitarbeitenden diese doch eigentlich sinnvollen und wichtigen Besprechungen so negativ wahrnehmen? Um diese Frage zu beantworten wenden wir Netzwerkanalysen an. Die Netzwerkanalyse kann man nutzen, um die Interaktion in Meetings zu visualisieren. Es können Informationsflüsse abgebildet werden, Strukturmuster erkennbar und Teilnehmerrollen identifizierbar gemacht werden. All dies kann das gezielt genutzt werden, um Meetings effizienter zu gestalten.

Es bietet sich an, erst einmal die Interaktion in Meetings strukturell darzustellen, denn jedes Meeting ist insbesondere durch diese Interaktion zwischen den Meetingteilnehmenden geprägt. Jede Äußerung eines Teilnehmenden ruft eine Reaktion bei einem anderen Teilnehmenden hervor, wodurch ein dynamischer Interaktionsfluss entsteht. Wenn diese Interaktion als Netzwerk dargestellt wird, wobei alle Teilnehmenden über verbale Reaktionen miteinander verbunden werden, so wird der soziale Kontext des Meetings visualisiert. Diese Vorgehensweise ermöglicht es Strukturmuster, zentrale Akteure und Gruppenprozesse bildlich darzustellen. Wenn eine solche Netzwerkanalyse durchgeführt wurde, kann man den Meetingteilnehmenden ihre Verhaltensmuster deutlich machen, denn häufig sind diese eher unbewusst. Diese Veranschaulichung führt meist zu einem Aha-Erlebnis und kann zu einer gezielten Veränderung des Informationsaustausches führen und somit auch die Meetingeffizienz deutlich verbessern. Darauffolgende Meetings können mit Hilfe der Analyse neu strukturiert werden. Insbesondere die Veranschaulichung von Informationsflüssen, Interaktionsstrukturen und Rollenverteilungen können maßgeblich bei der Optimierung der als ineffiziente wahrgenommene Meetingstruktur Abhilfe leisten.

Vertiefende Literatur finden Sie hier:

Barthauer, L., Kauffeld, S., Sauer, N. (2018). Meetings effektiver gestalten: Wie Sie Interaktionsstrukturen nutzen und als Broker agieren können. Personal in Hochschule und Wissenschaft entwickeln, 1, 74-82.